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白骨精Office口语:发传真写邮件

2012-06-25 10:44:25 本文行家:monkeychen

职场新人在办公室除了听到电话铃就“心惊胆战”外,必定还会听到的两句话就是:“你发个传真过去吧”,“你email我就行”。发传真、写邮件是职场必备招式,不会这些,怎么混职场?

白骨精Office口语:发传真写邮件白骨精Office口语:发传真写邮件

  职场新人在办公室除了听到电话铃就“心惊胆战”外,必定还会听到的两句话就是:“你发个传真过去吧”,“你email我就行”。发传真、写邮件是职场必备招式,不会这些,怎么混职场?  

1.发传真必备第一句:你能把它传真给我吗

  经典表达:

  Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?

  你能把发票/邀请函/报价单传真给我吗?

  举一反三:

  Would you like to fax XXX to me?

  Please send me a fax. My fax number is XXX.

  白骨精须知:传真机号码的构成

  国内传真号码:区号(北京010,广州020,上海021,天津022,重庆023)+传真号码

  国际传真号码:国际代码(00)+国家代码(中国86,美国1,日本81,德国49)+区号(去掉区号前的0)+传真号码  

2.发传真必备第二句:我要给XXX发传真,请给我个信号。

  经典表达:

  I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal.

  我要给XXX发传真,请给我个信号。

  举一反三:

  I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later.

  白骨精须知:发传真一般步骤

  Step1:把要传真的纸张,一般有字的一面朝下(各传真机不同,请根据指示操作)放入传真机;

  Step2:拨号。

  (1)有单独的传真号码时:拨号,在电话接通后,听到“嘀”一声后,按启动键;传真机显示“send”状态后,放下话筒,听到“嘟”一声后,说明传真已发送完成。听到忙音,则重新拨号。

  (2) 电话和传真机共用一个号码时:拨号,在电话接通后,请对方给你一个传真信号,听到“嘀”一声后,按启动键;后面步骤同上。  

3.发传真必备第三句:传真已发,请查收。

  经典表达:

  I have faxed you XXX. Please have a check.

  我已经把XXX传真给您,请查收。

  举一反三:

  It would be great if you sign it and fax it back to me.

  白骨精须知:有些文件需要对方在收到传真后签名、批注,那么就请对方稍后再把以签名或批注的传真再发还给你。  

4.发传真必备第四句:传真有些问题,请再发一次。

  经典表达:

  I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?

  传真已收到,不过有缺页,请再发一次。

  举一反三:

  There were some pages too blurred to read. Please send it again.

  I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?  

5.写邮件必备:详细信息我会发电邮告诉你。

  经典表达:

  I’ll email you tomorrow with the details.

  我明天发电邮说明详细信息。

  举一反三:

  I’ll send an email to the parties concerned ASAP.

  I’ll write an email to explain the details.

  Let me check the email and report to you later.  

白骨精须知:外企邮件制度

  TO:收件人,主要阅读邮件的人。

  CC:CC的全名是Carbon Copy,即抄送。只要是和该邮件所涉及信息相关的人,需要了解该邮件信息的人都要去CC。

  BCC:BCC的全名是Blind Carbon Copy,即加密抄送。BCC一般用来放你的下属。

  FW:FW的全名是Foward,即转发。你在发邮件给某人的时候,同时转发给其他很多人。

参考资料:
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